De komende tijd willen wij, in een reeks van artikelen, ons werkveld naar voren brengen. Er zijn ontelbaar veel wetten, regelgevingen, verordeningen en overeenkomsten gesloten tussen de Europese Unie en derde landen. Aangezien deze continu veranderen willen wij hier meer duidelijkheid in verschaffen waar wij achten dat dit nodig is. In onze eerste blog willen wij graag onder aandacht brengen dat een directe vertegenwoordiging voor ons van groot belang is om douaneformaliteiten af te handelen. 

Wat houdt een directe vertegenwoordiging in?                                                        

Een directe vertegenwoordiging is een machtiging die ons als douane-expediteur de mogelijkheid geeft om als douanevertegenwoordiger op te treden. Een douanevertegenwoordiger is een partij die voor een marktdeelnemer optreedt bij het afhandelen van douaneformaliteiten. Douaneformaliteiten kunnen zijn:

  • Het doen van een douaneaangifte
  • Een aangifte voor tijdelijke opslag (wordt vaak gedaan door een rederij of Airline)
  • Een summiere aangifte bij binnenbrengen (wordt vaak gedaan door een rederij of Airline)
  • Een summiere aangifte bij uitgaan (wordt vaak gedaan door een rederij of Airline)
  • Een aangifte tot wederuitvoer
  • Een kennisgeving van wederuitvoer (wordt vaak gedaan door een rederij of Airline)

Het vertegenwoordigen bij douaneformaliteiten kan direct of indirect zijn. Een directe vertegenwoordiging wordt altijd gehanteerd bij bedrijven die gevestigd zijn binnen de Europese Unie. Voor Exporteurs die buiten de Europese Unie vallen kan een indirecte vertegenwoordiging worden getekend. Bij de directe vertegenwoordiging verricht de douanevertegenwoordiger de in de douanewetgeving voorgeschreven formaliteiten en handelingen ‘in naam en voor rekening van de vertegenwoordigde ofwel de marktdeelnemer’.  De marktdeelnemer is in de wetgeving de aangever en is daarmee dan ook de persoon die alle verplichtingen moet nakomen. Bij export geldt dit voor alle bescheiden die worden aangeleverd. Bij import geldt dit o.a. voor de invoerrechten en BTW tenzij er anders is afgesproken met de leverancier van de goederen. Wanneer de vertegenwoordiger een aangifte indient is deze wel strafrechtelijk aanspreekbaar. Hiermee is de vertegenwoordiger uitsluitend verantwoordelijk voor zijn eigen handelen.

In het Douane Wetboek van de Unie staat in artikel 19 vermeldt dat een douanevertegenwoordiger in zijn contact met de douaneautoriteiten dient te verklaren dat hij voor rekening van de marktdeelnemer handelt en aan te geven of het om een directe of indirecte vertegenwoordiging gaat. Wanneer er niet verklaard wordt direct dan wel indirect te handelen wordt er van uit gegaan dat de douanevertegenwoordiger uit eigen naam handelt, met alle gevolgen van dien. De douane kan verlangen van de douanevertegenwoordiger bewijs te overleggen van een machtiging.

Een verwarring bij veel marktdeelnemers is dat bij de incoterm EXW geen directe vertegenwoordiging getekend dient te worden. Dit is echter niet correct. Het tekenen van een directe vertegenwoordiging betekent kort gezegd dat de leverancier goedkeuring geeft om ”zijn/haar” goederen buiten de Europese Unie te brengen.

Machtiging

Om als vertegenwoordiger op te kunnen treden is, dus een rechtsgeldige machtiging van de marktdeelnemer nodig. Met betrekking tot deze machtiging heeft de Nederlandse Overheid bepaald dat aan de hand van de machtiging moet kunnen worden vastgesteld of de onderneming daadwerkelijk bestaat, waar deze is gevestigd, door wie de machtiging is ondertekend en of deze persoon daadwerkelijk is gemachtigd om het formulier te ondertekenen en te routeren. Om dit te kunnen controleren wordt bij het versturen van de machtiging ook gevraagd om een Kamer van Koophandel uittreksel. Het KvK-uittreksel wordt opgevraagd om te kunnen controleren of alle gegevens op de directe vertegenwoordiging daadwerkelijk kloppen.

Een geldige directe vertegenwoordiging moet altijd voldoen aan:

  • Bedrijfsgegevens
  • KvK-nummer
  • BTW-identificatie nummer (ook wel EORI-nummer)
  • Algemene bepalingen
  • verplichtingen van partijen
  • Zekerheidstelling/betaling van rechten
  • Administratieverplichting
  • Duur en beëindiging/intrekking van de overeenkomst/machtiging
  • Eventuele derden partijen
  • getekend door een gemachtigde opdrachtgever
  • getekend door een gemachtigde expeditie-onderneming
  • Eventuele bijlage met aanvullende informatie

Het is belangrijk om te weten waarvoor u tekent. Wij raden dan ook ten zeerste aan altijd, niet alleen een directe vertegenwoordiging, een formulier goed na te lopen en vervolgens pas te ondertekenen.

Administratieplicht

De vertegenwoordiger dient de directe vertegenwoordiging, KvK-uittreksel en alle handelingen die zijn verricht uit naam van de marktdeelnemer te bewaren tot en met zeven jaar na afgifte. Daarnaast wordt ook geacht om alle documenten en bescheiden als commerciële invoices, paklijsten, vrachtbrieven etc. te bewaren. Deze gegevens worden alleen op aandringen van de Douane overlegt en zijn dan ook voor niemand anders zichtbaar.

Met dit artikel willen wij informatie verstrekken aan een ieder die hier profijt van kan hebben. Alle informatie komt rechtstreeks uit het Douane Wetboek van de Unie en Het Nederlands Douanerecht. Als er verdere vragen zijn naar aanleiding van dit artikel of wilt u een aanvulling plaatsen kunt u dit hieronder doen of een email sturen naar info@aircargo.nl.